Senin, 04 September 2017

Peranan Sekretaris dalam Meningkatkan Citra Perusahaan

Peranan Sekretaris dalam Meningkatkan Citra Perusahaan

Peranan Sekretaris dalam Meningkatkan Citra Perusahaan - Pendapat kurang enak tentang eksistensi sekretaris dalam satu organisasi sesuai sama itu, telah sepantasnya di hilangkan. Karna beragam perubahan tunjukkan, pandangan positif pada seseorang sekretaris mesti telah mulai diaplikasikan. Eksistensi serta peranan sekretaris tidak sebatas “pembantu atau penggembira atasan”. Lebih jauh sekali lagi, telah jadi adalah sisi perlu serta tidak terpisahkan. Seperti dalam satu mesin, sekretaris adalah item perlu yang kehadiran serta kemampuannya juga akan punya pengaruh pada kemampuan mesin itu keseluruhannya. 

Jadi satu profesi, sekretaris mempunyai masa depan cerah. Karna walau perubahan tehnologi tidak dapat dibendung, alat-alat perkantoran mutakhir selalu dikenalkan, “sentuhan” tangan terampil serta buah fikiran seseorang sekretaris tetaplah dibutuhkan. 

Pengertian Tugas Sekretaris

Pengertian Sekretaris 
“Secretary is an employee in an office who deals with coresspondence, keep record, jadi arrangements and appointments for particular anggota of the staff. ”-A. S. Hornby (Oxford Advanced Dictionary) 


Sekretaris datang dari bhs Inggris secret serta secretum dari bhs Latin yang berarti rahasia. Berasal juga dari kata secretaries/secretarium yang bermakna seorang yang di beri keyakinan memegang rahasia. 

Sebagian defenisi sekretaris yang lain, 

1. ”Secretary is an person employed to keep record, take care coresspondence and other writing task, etc, for organization or individual”. Webster New Dicitonary of American Language College. 

2. “Person employed by another to assit him in coresspondence, literary work getting information and other confidential matters”. H. W. Flower & F. G. Flower 

3. “Secretary is a personal office assitance to designed supervisor who has close and direct working relationship with supervisor. Ruth J. Anderson 


Dari sebagian pengertian jelaslah kalau sekretaris bukanlah sebatas pembantu atasan semata, namun seorang dengan kwalifikasi pekerjaan, pekerjaan, serta tanggung jawab yang begitu tinggi. Seseorang pimpinan/atasan mempunyai pekerjaan serta tanggung jawab besar dalam memimpin serta mengelola perusahaan/organisasi. Dari mulai mengurusi appointement, masalah administrasi, mengatur rapat hingga masalah korespondensi. Serta tugas-tugasnya ini juga akan dapat lebih maksimum bila dibantu dengan kehadiran seseorang sekretaris. 

Peranan sekretaris 

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detil o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating. ’’Beamer, Hanna, Popham (Effective Secretarial Practise). 


Dengan general peran sekretaris menyangkut : 

1. Pada atasan : 
Sumber serta filter info untuk pimpinan, dalam penuhi peranan, pekerjaan serta tanggung jawab. 
Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur kesibukan perusahaan. Dari mulai administrative hingga human relations. 
Penghubung untuk pimpinan serta pihak-pihak yang menginginkan terkait dengan pimpinan. 
Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam soal penuangan beberapa inspirasi. 
Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan hubungannya dnegan pekerjaan perusahaan. 
Mediator pimpinan dengan bawahan. 

2. Pada bawahan/karyawan : 
Menolong memberi motivasi pada karyawan beda. 
Mediator pada bahawan/karyawan dengan pimpinan. 
Menolong/memfasilitasi bawahan saat akan berjumpa dengan pimpinan. 
Memberi rasa senang serta bangga pada bawahan pada kerja hasil mereka. 

TUGAS SEKRETARIS 

Dibanding dengan tempat beda, sekretaris termasuk juga karyawan yang mempunyai multi pekerjaan, salah satunya : 

1. Menurut wewenangnya. 
Pekerjaan teratur. Mencakup pengetikan, making call, terima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat. 
Pekerjaan instruksi. Mencakup pengaturan jadwal perjalanan, making appointment, penyusunan keuangan, persiapan serta penyelenggaraan rapat, arrange schedule. 
Pekerjaan kreatif. Mencakup pembuatan formulir telepon, dokumentasi, kirim ucapan pada client, mengatur ruangan kantor pimpinan. 
2. Menurut type tugasnya. 
Pekerjaan administrasi. perkantoran. mencakup surat menyurat, pembuatan laporan, filling. 
Pekerjaan resepsionis. Mencakup making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan. 
Pekerjaan social. Mencakup mengatur rumah tangga kantor, kirim ucapan selamat pada rekanan, menyiapkan respsi/jamuan. acara resmi kantor. 
Pekerjaan insidentil. Mencakup menyiapkan rapat, menyiapkan pidato, presentasi, serta menyiapkan perjalanan dinas pimpinan. 
Prasyarat-sayarat profesional 

Sampai kini, orang relatif mendeskripsikan seseorang sekretaris jadi sosok wanita berpenampilan cantik serta menarik. Asumsi ini terang salah besar. Karna seseorang sekretaris tidak terus-terusan ahrus selorang wanita. Serta jikalau ia wanita, tidak selamanya mesti cantik serta menarik. 

Dengan professional, ada beberapa prasyarat seseorang sekretaris yang baik. 

Personality. Salah satunya sabar, telaten, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, setia, pintar bicara, sopan serta dapat melindungi image perusahannya. 
General Knowledge. Mempunyai kekuatan mencukupi pada semua suatu hal perubahan serta perubahan yang berlangsung, terlebih yang terkait dengan kesibukan organisasi. 
Special knowledge. Mempunyai pengetahuan yang terkait spesial dengan tempatnya jadi seseorang sekretaris. 
Skill and technic, salah satunya mencakup kekuatan mengetik, koresponednsi, stenografi (saat ini bukanlah prasyarat mutlak) serta kearsipan. 
Practice, kekuatan melakukan pekerjaan seharu-hari seperti terima telepon, terima tamu, mempersiapkan rapat, buat agenda pimpinan dan lain-lain

Tidak ada komentar:

Posting Komentar